Qu’attendre des centrales ?

Pour un Ehpad, acheter est stratégique pour ses finances comme pour la satisfaction de son personnel et de ses résidents. La solution de l’achat groupé semble pertinente pour allier qualité et prix. Mais qu’offrent exactement les acteurs présents dans ce créneau ?

Les offres en termes d’achats groupés se divisent en deux familles bien différentes, les centrales d’achats et les centrales de référencement, ces dernières étant aujourd’hui les plus actives. Dans la première formule, l’Ehpad fait son choix parmi les produits proposés par le groupement. « Nous passons des marchés publics pour acheter, stocker et revendre des produits que nous mettons à disposition des structures publiques. Nous assumons le risque juridique, nous gérons la facturation, les mises à jour, les litiges… », énumère Daniel Morisi, chef de groupe produits techniques au sein de l’UGAP, seule centrale d’achats dédiée aux établissements publics. L’UGAP agit en tant qu’interface entre les Ehpad et les fournisseurs. Dans le second type d’offre, celui des centrales de référencement, l’Ehpad dispose d’un catalogue de références sélectionnées et négociées par la centrale qui joue donc le rôle de négociateur mais pas d’intermédiaire. Comme le résume Nelly Scotti, responsable du secteur médico-social de la CAHPP (Centrale d’achat de l’hospitalisation privé et public), centrale de conseil et de référencement, leader pour l’ensemble du secteur sanitaire et médico-social, « l’intérêt, pour un Ehpad, d’avoir recours à une centrale de référencement réside dans le fait de disposer d’une véritable boîte à outils ». La démarche présente en effet de nombreux avantages. « Les utilisateurs bénéficient de la mutualisation des compétences. Nous effectuons le travail d’analyse du marché et de comparaison des produits en amont pour eux », assure Éric Tabouelle, Président-directeur général d’Helpevia. Sans compter l’économie d’échelle : « Nous négocions toutes les conditions d’achat pour les adhérents : les conditions tarifaires, commerciales, les délais de livraison, les pourcentages de remise, les escomptes, les retours, les échanges, le SAV… », complète Caroline Barot, directrice d’Unadere (centrale de référencement associative).

De plus en plus d’accompagnement

Les centrales de référencement sont parfois dédiées à un domaine précis (l’alimentaire pour GV Restauration, par exemple), ou couvrent, comme Helpevia, jusqu’à cinquante marchés divers. Aujourd’hui, les catalogues incluent aussi bien les consommables et les véhicules que les contrats d’intérim, d’assurance ou de maintenance.

Nombre de centrales de référencement certifient, outre les prix négociés, des services associés. « Nous proposons des audits en hygiène et organisation de la cuisine, des journées de formation continue en nutrition ou sur le plan de maîtrise sanitaire », explique Martine Chevreux, directrice commerciale de GV Restauration. Même optique chez CAHPP : « Nous mettons l’accent sur le conseil et l’accompagnement à travers l’offre de formation gratuite sur la pose des couches, sur l’hygiène des résidents ou du personnel. Nous disposons d’ingénieurs biomédicaux à même de faire la démonstration de l’utilisation des lits médicalisés ou des verticalisateurs », illustre Nelly Scotti.

La concurrence entre centrales est très vive et toutes cherchent à innover en matière d’accompagnement pour faire la différence. Ainsi, Julien Haye, directeur marketing de la centrale de référencement Aestera, explique que sa société réalise « des audits ponctuels pour vérifier la qualité des commandes et l’hygiène ». Et d’ajouter : « Nous sommes également en train d’élaborer un logiciel maison pour passer commande. Il est plus souple que les solutions habituelles. Il permettra par exemple de vérifier l’état des stocks ou le coût d’un repas. » Une démarche de conseil et d’accompagnement également développée, à sa façon, par Helpevia.

Des adhérents parfois très impliqués

Le dernier critère qui peut guider le choix d’une centrale par un établissement concerne le niveau d’implication des adhérents dans les structures. Celle-ci peut se traduire, comme pour la CAHPP, par la présence d’adhérents au sein du conseil d’administration. Ils peuvent aussi être impliqués dans le processus de sélection des fournisseurs. « Ce sont alors les Ehpad adhérents qui déterminent les actions prioritaires à mener en fonction de leurs besoins, explique Éric Tabouelle d’Helpevia. À partir des souhaits de nos adhérents, nous rédigeons le cahier des charges ainsi que l’appel d’offres et ce sont les adhérents qui choisissent par vote majoritaire les deux fournisseurs retenus par gamme de produits. Ils s’engagent alors à travailler avec ces fournisseurs pendant un an ou deux. »

À chaque Ehpad donc de déterminer ses besoins et d’identifier le type de fonctionnement dans lequel il est le plus à l’aise.

Stéphanie Marseille

 

Centrale d’achats, centrale de référencement : Ce qui les caractérise Centrale d’achats   • Achète et revend les produits. La centrale peut être spécialisée dans une famille de produits (l’alimentaire, par exemple) ou en proposer jusqu’à 50.  • Elle négocie des tarifs préférentiels. • Certaines font développer des produits ad hoc, hors catalogue. • Elle est l’interface unique entre l’utilisateur et les fournisseurs pour tout ce qui concerne les achats (y compris les factures, les litiges…). • Certaines disposent de personnes-ressources en régions à même de conseiller les Ehpad.   Centrale de référencement • Référencement des fournisseurs. Les centrales de référencement ne fonctionnent pas toutes sur les mêmes principes. Ainsi, certaines limitent très fortement le nombre de fournisseurs par gamme de produits tandis que d’autres proposent un vaste choix. Certaines acceptent de référencer des fournisseurs avec lesquels un Ehpad souhaite continuer à travailler, d’autres non. Enfin, certaines exigent, par contrat ou adhésion, de travailler avec les fournisseurs choisis pendant un an ou deux (mais sans contrainte de volume, de fréquence ou d’exclusivité). • Négocie des tarifs préférentiels et les met à disposition des utilisateurs via un catalogue. La gamme peut se concentrer sur l’alimentaire ou, là encore, couvrir jusqu’à 50 familles de produits. • La centrale fait ouvrir des comptes clients chez les fournisseurs et dote les Ehpad de codes spécifiques : à charge pour eux de passer commande directement auprès des fournisseurs. • Certaines disposent de personnes-ressources en régions à même de conseiller les Ehpad. • L’adhésion peut être gratuite ou non. Elle peut être formalisée par un contrat, assortie d’un préavis à respecter en cas de rupture ou être plus souple. Certaines centrales proposent des formules de fidélité qui lient durée d’adhésion et ampleur des remises.