Comment bien acheter en Ehpad ? Patrick Deliessche, Directeur du développement d’Helpévia, centrale de référencement dédiée au secteur de la santé privée, livre quelques recommandations en la matière.

 

L’optimisation des budgets est l’une des préoccupations du directeur d’Ehpad. Cet exercice apparaît d’autant plus sensible qu’il doit être effectué en privilégiant la qualité de prise en charge des résidents. L’objectif est en effet de procéder à des achats pertinents aussi bien sur le plan économique que qualitatif.

En tout premier lieu, il convient de mener une réflexion en amont tant sur le bien-fondé de l’achat que sur la définition du produit ou du service souhaité. L’approche des besoins apparaît en effet particulièrement importante lorsqu’il s’agit d’équipements et d’investissements. Si celle-ci est menée en concertation avec les futurs utilisateurs et consommateurs, la réflexion sera alors d’autant plus complète.

Une veille technique et réglementaire du secteur d’activité permet en outre de conduire cette analyse en parfaite conformité avec les dernières évolutions voire de les anticiper. Par ailleurs, prendre contact avec les différents acteurs du secteur concerné permet de bien connaître leurs activités, leurs innovations et leurs capacités à répondre à votre demande. Ces premières étapes favorisent la rédaction d’un cahier des charges rigoureux, passage incontournable pour une consultation efficace. Cette consultation doit être suffisamment large pour garantir une décision finale en toute connaissance de cause.

 

Aboutir à un accord gagnant-gagnant

 

Qui dit achat dit bien souvent négociation. Cette phase n’est pas toujours aisée pour celui qui la mène car elle requiert des aptitudes commerciales que l’on ne possède pas toujours. Pour autant, la négociation permet d’engager un dialogue construit avec le prestataire et de lui exprimer ses attentes pour garantir une réponse adaptée de sa part. La négociation ne se limite pas au prix mais doit concerner d’autres points tels que le produit ou l’offre de service ainsi que les modalités de livraison, les conditions de règlement, la formation, le SAV… et, pourquoi pas, le développement durable, dans une démarche d’achats responsables. Pour bien négocier, il est essentiel de connaître parfaitement le produit ou le service que l’on négocie. Avoir une vision pragmatique de l’enjeu et bien connaître le contexte de l’achat permettent d’éviter les pièges d’une argumentation commerciale séduisante.

 

La logique de toute négociation « raisonnée » est d’aboutir à un accord gagnant-gagnant. Même si l’objectif de l’acheteur sera toujours d’obtenir le maximum, il convient tout autant  de considérer les enjeux de son interlocuteur. Celui-ci devra lui aussi y trouver son intérêt pour qu’une relation durable s’installe. Enfin, les valeurs qui jalonnent la démarche s’appuient sur la transparence de la relation, le respect mutuel et toutes les autres valeurs qu’impose la déontologie des relations d’affaires.

 

Bien acheter demande du temps et de l’expertise. Cet exercice n’est pas toujours aisé pour le directeur d’Ehpad bien souvent seul aux commandes. Échanger avec d’autres professionnels qui, comme lui, sont confrontés aux mêmes problématiques ou dont l’achat est le métier, peut s’avérer un véritable appui, propre à enrichir son expérience et à lui permettre de gagner en expertise.

 

Patrick Deliessche
Directeur de Développement d’Helpévia
Tél. : +33 (0)2.32.81.86.03 ; 
mail : [email protected]

 

 

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Un besoin de proximité avec des fournisseurs réactifs

Que peut-on attendre d’une centrale d’achat et quelles formations propose-t-elle ? Isabelle Hamelin, Directrice développement et nouveaux marchés au sein de la Centrale d’achat de l’hospitalisation privée (CAHPP) apporte un éclairage sur ces sujets.

 

Quel est le rôle de la CAHPP auprès des Ehpad ?

Isabelle Hamelin : Depuis plus de quarante ans, la CAHPP, centrale de référencement et de conseil du monde de la santé, accompagne ses 3 300 adhérents au quotidien dans leurs achats pharmaceutiques, de dispositifs médicaux, de restauration, d’économat, de maintenance multitechnique, de matériels (espace de vie, handicap…). Leader dans le secteur sanitaire, la CAHPP met son savoir-faire au service des Ehpad pour les dégager des aspects administratifs liés à l’achat, leur permettant ainsi de se recentrer sur leur cœur de métier. Nous disposons au sein de la CAHPP de personnes expertes et dédiés aux Ehpad et, d’ailleurs, issues du secteur. C’est essentiel pour créer la confiance nécessaire et assurer les prestations que l’on attend de nous.

 

Quelles sont les problématiques d’achat inhérentes aux Ehpad ?

 I. H. : Leurs principales problématiques viennent des petites quantités commandées en raison de leurs difficultés à stocker mais aussi des franco de port, de la diversité des prescriptions, du manque de temps à consacrer à l’acte d’achat et de l’absence de négociation des prix. Les Ehpad se distinguent par leur besoin de proximité avec des fournisseurs réactifs offrant une large gamme de produits et de services associés.

 

Qu’apportez-vous aux directeurs d’Ehpad en terme de formation?

 I. H. : La CAHPP peut proposer des formations inter ou intra établissements portant sur l’optimisation des achats, la réduction des risques de TMS etc. Pour répondre aux spécificités d’un établissement, le service formation de la CAHPP élabore des sessions clé en main. La CAHPP apporte également des outils de gestion : tableaux comparatifs et d’équivalence facilitant un choix rapide, reporting mensuel des dépenses, audits (analyse des besoins, préconisation permettant la maîtrise des coûts sans altérer la qualité). En 2014, ce sont ainsi 300 personnes qui ont été formées par la CAHPP.

 

Quels sont les enjeux auxquels vos formations ont vocation à répondre?

 I. H. : Engagé dans une démarche de développement durable dès 2010, le service dédié de la CAHPP s’attelle à la gestion et à la valorisation des déchets et aux sources d’économies substantielles. Afin de guider nos adhérents pour qu’ils effectuent des achats responsables, nous avons mis en place un indice vert depuis 2010. Il permet d’identifier, en consultant notre catalogue, le niveau d’évaluation (A++, A+ ou A) de chaque fournisseur selon sa performance en matière de développement durable.

 

Quelles sont les sources d’économies en matière d’achats dans le secteur médico-social ?

 I. H. : Elles sont nombreuses : la mutualisation des achats, l’efficience de l’organisation, la rationalisation des dépenses énergétiques, la formation des équipes ou encore l’adaptation de stratégies écoresponsables. Et la CAHPP est présente à chacune de ces étapes.

Propos recueillis par Virginie Tasso

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