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EHPAD’Mag n°50: Acheter Bien – Acheter Mieux Coeur de métier

” Les achats représentent 20 à 25 % du budget d’un Ehpad. Plus les budgets se resserrent, plus il est important de chercher à faire des économies sur certains postes de dépenses”

Quels sont les critères prioritaires à prendre en compte dans le cadre d’un processus d’achat pour un EHPAD ?

Selon Monsieur Chapelle, gérant de AMi2 « Pour un établissement, la bonne pratique part de l’analyse du besoin, pour éviter le gâchis, puis dans la recherche du meilleur rapport qualité / prix / service. Un bon achat s’analyse sur toute la durée de vie du produit, le responsable des achats ne doit pas uniquement tenir compte du prix.
Ce qui importe, c’est le coût global d’acquisition.

Il faut donc prendre en compte plusieurs critères : Le temps passé à chercher le produit, à le négocier, le prix d’achat, le coût et les fréquences de livraison, la formation des personnels à l’utilisation des produits, la mise en œuvre des produits, la durabilité /qualité des produits, les services du fournisseur (contact local, SAV,…), la fin de vie des produits.

A ces critères de base s’ajoutent maintenant des critères de Développement Durable (RSE): l’impact écologique (poids du contenant / contenu), recyclage, toxicité pour les utilisateurs…

Il est a noté que derrière chacun de ces termes se cache un coût. Si vous n’en tenez pas compte, votre achat “prix bas” peut rapidement s’avérer très coûteux (exemples: gâchis alimentaire car produit pas bon, 5 changes par jour au lieu de 2 ou 3 car change inadapté ou mauvaise pratique du traitement de l’incontinence, etc…) »

Toutefois, il arrive dans certains établissements que la qualité et la sécurité soient privilégiées dans la décision finale comme par exemple pour les « Protections » au niveau de l’hygiène.

C’est le cas pour Madame Nina, cadre de santé dans un établissement privé d’une centaine de lits. Son avis compte ainsi que celui des équipes soignantes. Si un changement de produit en matière d’hygiène doit être opéré, ils doivent impérativement faire une évaluation et tester le nouveau produit avant de l’intégrer dans la liste des commandes et de référencer le nouveau fournisseur.

Est-il toujours plus intéressant de mutualiser ou de passer par un organisme tiers (centrale…) quel que soit le produit à acheter ?

Monsieur Chapelle nous confirme qu’«avec les systèmes informatiques d’aujourd’hui, la négociation ne s’effectue plus produit par produit mais sur un bas de page selon une logique de vases communicants.

La centrale négocie des prix moyens aussi bas que possible sur de nombreuses références avec des gros volumes. Si la centrale demande un prix sur un produit sensible, c’est toujours possible mais 10 autres petits produits seront revus à la hausse à côté. Tout est question d’équilibre.

Un établissement peut donc toujours négocier mieux que n’importe qui une référence précise importante à ses yeux. Le commercial saura lui faire le meilleur prix du monde mais il saura aussi se rattraper sur les 10 autres plus petits produits que l’établissement ne regarde pas… L’égo est flatté mais la réalité économique reste à prouver.

La centrale connaît les vrais prix et assure à l’établissement un juste prix honnête sur les produits de consommation courante, sans qu’il ait besoin de passer X heures à renégocier. »

Entre la mutualisation des achats, les centrales d’achat, les centrales de référencement et l’achat en direct les EHPAD doivent faire un choix : Il y a-t-il un profil type d’établissement adapté à chacun de ces canaux ?

En tant que professionnel, Monsieur Chapelle a pu observer une typologie générale :

« La Mutualisation des achats, groupement d’achats concerne essentiellement les établissements d’une certaine taille disposant des moyens humains pour se répartir les tâches sur différentes familles d’achats. Les gros y trouvent leur compte car les produits sont adaptés à leurs besoins similaires. Mais les petits établissements subissent les choix des gros.

A propos des centrales d’achats, mise à part pour les grands groupes très directifs et n’ouvrant pas ce service interne aux établissements extérieurs, nous ne rencontrons pas souvent ce cas. Quand nous le rencontrons, la centrale d’achat est, au final, un prestataire comme un autre avec un catalogue limité. L’établissement qui y passe commande n’y trouve pas tout et a besoin d’avoir d’autres fournisseurs.

Pour ce qui est des centrales de référencement, elles s’adressent essentiellement aux établissements indépendants moyens (de 20 à 150 lits) et aux petits groupes. Les centrales sont pertinentes dès lors qu’il n’y a pas d’acheteur dans l’établissement. La centrale fait alors office d’acheteur externalisé.

Enfin, l’achat en direct concerne les établissements indépendants où il n’y a pas de problème de budget et où la relation avec les fournisseurs en place prime sur les notions d’économie. Ils sont de plus en plus rares et lorsque nous les rencontrons, nous constatons, grâce à nos audits, des écarts de tarifs allant jusqu’à 30 % en faveur de la centrale. »

Comment être certains de sélectionner les bons produits aux meilleurs coûts ?

« Essentiellement sur la réalité des consommations des EHPAD », nous précise Monsieur Chapelle.

« Grâce aux statistiques que nous récupérons des fournisseurs avec lesquels nous travaillons, nous révisons tous les 6 mois ou tous les ans le contenu des mercuriales (les 20/80) pour faire entrer / sortir les produits les plus ou moins consommés par les établissements. »

Il est important de rencontrer régulièrement ses fournisseurs (une à trois fois par an) pour travailler le référencement, les mercuriales et les négociations tarifaires.

Comment mettre en place une démarche RSE (achats durables) au sein de votre établissement ?

D’une façon générale, la majorité du personnel est sensible au gaspillage dans les établissements. Du chef en cuisine au responsable de la blanchisserie en passant par les cadres de santé, tous ont leur mot à dire dans les décisions d’achats en matière de RSE. Au-delà des coûts et de la provenance des produits ou des services, c’est souvent leur utilisation et leurs consommations qu’il faut surveiller. Parfois une simple meilleure gestion peut suffire à moins gaspiller et donc d’être déjà dans une démarche RSE.

Pour les centrales, notamment chez AMi2, jusqu’à présent, ce travail s’effectuait sur une base déclarative des fournisseurs et sur l’analyse des engagements RSE des fournisseurs.

« En 2018, nous irons plus loin en analysant les fiches de sécurité des produits et en les faisant valider par un cabinet d’expertise externe. Nous serons donc en mesure d’accréditer officiellement un certain nombre de produits compatibles Développement Durable au sens large » précise Monsieur Chapelle.

En moyenne quels sont les bénéfices réalisés en passants par des centrales de référencement? Un exemple concret ?

« Pour un établissement indépendant qui ne travaille pas avec une centrale, le bénéfice qu’il peut espérer est de 20 à 30 % d’économies en moyenne sur ses achats récurrents » nous explique Monsieur Chapelle. « Pour atteindre ce bénéfice, l’établissement doit changer ses habitudes de consommation sur certains produits pour commander les équivalents référencés en mercuriale (3 types de produits systématiquement proposés en mercuriale : premier prix / marque distributeur / marque nationale). »

« L’exemple concret doit être pris dans son ensemble bas de page adapté aux consommations de l’établissement, pas sur une référence précise. Il faut donc systématiquement réaliser un audit global basé sur ses consommations (ligne par ligne en tenant compte des volumes) pour savoir s’il est intéressant de passer par une centrale. Si l’audit est positif et que l’établissement accepte de modifier quelques habitudes d’achats, il réalisera alors certainement des économies » nous confirme Monsieur Chapelle.

 

Add’âge: Vers une démarche developpement durable et d’achats responsables en EHPAD

Grâce au soutien financier de la CNSA et d’Agirc-Arrco, la FNAQPA a démontré qu’il est possible d’engager des actions de développement durable dans les structures pour personnes âgées. Pendant plus de deux ans, 15 EHPAD et services de soins infirmiers à domicile volontaires de la recherche action Add’âge ont fait évoluer leur mode de fonctionnement pour mettre en place une démarche de développement durable. Ils ont analysé, puis adapté leur politique d’achats, leur gestion de l’énergie et des déchets. Ils ont également expérimenté de nouveaux modes de management davantage tournés vers le confort et la qualité de vie des personnes âgées et des professionnels.

La démarche RSE, source d’économies mais aussi de motivation

La recherche-action Add’âge a démontré que les aspects économiques ne sont pas la seule raison de s’engager dans une démarche RSE.

Une démarche RSE structurée est un véritable levier social qui redonne du sens aux métiers, implique l’ensemble des équipes dans l’organisation. Elle est source de motivation pour le personnel. Le bénéfice profite alors directement aux personnes âgées que ces professionnels accompagnent. Sur ce volet, les préconisations consistent à mener des actions de promotion de la santé pour aider les salariés à préserver leur capital santé, tout aussi essentiel que celui des résidents, et à intégrer la culture comme facteur de cohésion sociale

Une boite à outils accessible à tous les établissements et services

Grâce à cette recherche-action, la FNAQPA met aujourd’hui à disposition de tous les établissements ou services, plusieurs outils qui permettent de se lancer dans une démarche de développement durable.

L’un d’eux, le Guide DD (Développement Durable) donne les clés d’actions :

  • structurer la démarche par la création d’un comité ad-hoc, la nomination d’un référent et l’écriture d’une politique développement durable et la présentation à ses partenaires.
  • définir une politique d’achats (cartographier ses achats, fixer des critères de choix précis, contractualiser avec des centrales ou groupements engagés, se former aux éco-labels…). Les achats sont le fil rouge d’une démarche globale et durable.
  • mettre en place un plan formalisé de gestion des déchets. Tous les déchets peuvent être revalorisés. La réduction des déchets est un moyen de faire de très conséquentes économies, par la réduction du gaspillage, la revalorisation…
  • être soucieux de sa consommation énergétique.

Informations disponibles sur:
http://www.cnsa.fr/actualites-agenda/actualites/addage-des-idees-pour-le-developpement-durable-en-maison-de-retraite
www.fnaqpa.fr>add-age

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