Conformément à la loi 2002-2 relative à la rénovation de l’action sociale et médico-sociale, les établissements médico-sociaux et de santé sont soumis à une obligation d’évaluation de leurs pratiques. Chaque directeur d’établissement doit initier des actions d’amélioration continue qui se traduisent par des actions de prévention des risques. Dans ce cadre, l’audit des contrats d’assurance est l’occasion d’identifier mais aussi d’agir sur les risques touchant les personnes (résidents ou professionnels) mais également les biens matériels et fonciers.

 

Un état des lieux approfondi des contrats souscrits par l’établissement

Dans un premier temps, les directeurs d’établissement doivent recenser l’ensemble des contrats souscrits par l’établissement afin d’en réaliser un audit approfondi. Celui-ci doit porter sur l’analyse de points très précis  présentés sous forme de tableau récapitulatif pour en faciliter la lecture et l’analyse : 

 

– Date d’effet et d’échéance du contrat.

– Durée des garanties.

– Type de renouvellement (Apac ou tacite reconduction).

– Vérification de la conformité et de l’exhaustivité des risques déclarés avec la réalité (une information erronée – un bâtiment non mentionné au contrat, une erreur du calcul du nombre de mètres carrés ou une activité en responsabilité civile non identifiée – peut s’avérer désastreuse avec notamment une réduction voire une suppression de tout droit à indemnisation).

– Vérification que tous les contrats soient bien en cours et qu’il n’y a pas de doublon.

– Contrôle des bâtiments assurés (adresse des bâtiments couverts, qualité au titre de laquelle ils sont couverts (propriétaire, locataire…), garanties souscrites (incendie, événements naturels, pertes d’exploitation…).

– Vérification des spécificités du matériel professionnel (s’il est utilisé hors de l’établissement, s’il y a une garantie de type bris de machine et bris informatique, en tous lieux).

– Liste des véhicules assurés et des formules souscrites (assurance au tiers ou tous risques).

– Garantie de l’usage professionnel de véhicules personnels par des contrats de type auto mission.

– Analyse des établissements et des activités assurés en responsabilité civile.

– Exigence d’attestations d’assurance personnelle des résidents (ce qui limite la sinistralité).

– Modalités d’assurance du risque professionnel.

– Souscription d’une protection juridique (utile en cas de litige).

– Montant des cotisations.

– Franchises et plafonds des garanties principales.

– Sinistres en cours et réglés (réglés sur une période allant de 3 à 5 ans).

– Sinistres non déclarés et ceux ayant fait l’objet d’un refus.

L’implication de l’assureur se mesure au regard de la fréquence des visites et des correspondances, de la prise en compte de votre situation particulière et de la manière dont il gère les sinistres. Il est recommandé de le solliciter car il est en mesure de vous apporter toutes les précisions relatives à vos contrats et de vous fournir un récapitulatif de l’ensemble des dossiers en cours ou clôturés en mentionnant l’enjeu financier réel ou provisionné.

 

Pour une meilleure adéquation des budgets avec les garanties d’assurance

Une fois réalisé, cet audit implique une analyse qui se traduit par l’identification des besoins en matière d’assurance mais aussi par une corrélation entre les budgets engagés, les garanties souscrites et la sinistralité réelle.

 

> Il convient de faire des choix appropriés :

– Des franchises adaptées : trop faibles, elles pèsent sur le montant des cotisations ; trop fortes, elles peuvent rendre la sinistralité insupportable.

– Des plafonds bien dimensionnés, surtout pour ce qui est des risques majeurs (incendie, responsabilité…), mais sans renchérir inutilement les couvertures par des précautions exagérées.

– Des choix d’options analysés en fonction des travaux et des aléas que l’établissement peut gérer en interne.

– Une analyse objective de la sinistralité : des sinistres fréquents ou coûteux sont un frein à la mise en concurrence et à la négociation du coût de l’assurance. En procédant à un retour d’expérience sur les incidents ayant donné lieu à un sinistre, la structure peut initier des actions de management, de formation ou de modification d’organisation limitant les événements indésirables et constituant un investissement rentable pour limiter le budget assurance.

 

> Les garanties obligatoires :

– la responsabilité civile automobile ;

– l’assurance des bâtiments occupés au titre d’un bail ;

– la responsabilité civile professionnelle, obligatoire pour certaines activités.

 

Optimiser la prévention des risques pour une assurance de qualité

Par la prévention mais aussi par la formation et la bonne coordination des services, des sinistres peuvent être limités en matière de catastrophe naturelle, d’incendie, de dommage électrique, de dégât des eaux mais aussi de pollution, de vol et de vandalisme. Quelques règles simples peuvent être observées pour prévenir les événements indésirables.

 

> Pour préserver vos bâtiments :

– Respecter les règles de constructibilité pour ce qui est de la prévention des risques naturels.

– Organiser un service de sécurité incendie (désignation d’un responsable sécurité, formation, exercices de simulation tous les six mois, vérification des matériels dédiés – extincteurs, éclairages de secours, portes coupe-feu… -, installation de parafoudres).

– Respecter la délivrance d’un permis de feu en cas de travaux par point chaud.

– Effectuer des vérifications électriques et, tous les cinq ans, un diagnostic par thermographie infrarouge.

– S’assurer du bon entretien des bâtiments : étanchéité, état des joints, curage des gouttières…

– Penser à mettre en chauffage hors gel des bâtiments inoccupés en période de froid.

– Optimiser la bonne gestion des déchets, vérifier que les cuves sont dotées d’un bac de détention.

> Limiter les sinistres auto :

– Bien entretenir les véhicules (contrôles visuels, révision, mise à disposition de pneus neige…).

– Identifier les utilisateurs des véhicules en libre-service.

– Avoir un entretien avec les collaborateurs à l’origine d’accrochages fréquents et, au besoin, leur faire effectuer un stage de conduite.

 

> Limiter les accidents des personnes vulnérables :

– Effectuer les travaux préconisés suite au passage de la commission départementale de sécurité.

– Tenir à jour le registre de sécurité.

– Remettre l’établissement aux normes de construction à chaque rénovation, respecter les normes relatives aux personnes handicapées (rampes, signalétique, largeur des couloirs, accessibilité…)

– Signaler les travaux et les zones venant d’être nettoyées.

– Réévaluer régulièrement les résidents et veiller au respect des prescriptions médicales (contentions, barres de lit, zones pour les personnes désorientées).

 

> Limiter les accidents de travail :

– Répondre aux obligations générales de prévention prévues par le Code du travail pour la santé et la sécurité au travail (évaluation des risques, actions…)

– Prévoir des dispositifs d’alerte à l’attention des travailleurs isolés (boîtiers d’alerte).

 Optimisation des contrats d’assurance, prévention des sinistres… : deux éléments importants qui complètent les bonnes pratiques de gestion du patrimoine, du personnel et de la qualité de l’accueil des résidents. L’assurance de bien gérer son établissement en quelque sorte ! 

 

 

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Comment résilier son contrat d’assurance ?

La couverture en matière d’assurance est renouvelée généralement par tacite reconduction à date d’échéance. Pour résilier un contrat de gré à gré ou avant la date de fin de marché prévue, il est nécessaire d’en avertir l’assureur par Lettre recommandée avec accusé de réception (LRAR) en respectant un préavis, généralement de deux mois au moins avant la date d’échéance.   

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