Travailler avec le Dossier résident informatisé (DRI)

Le recueil, le traitement et la conservation de toutes les informations contenues dans le dossier individuel requièrent la mise en place d’outils informatisés performants, permettant d’assurer la sécurisation des données, le partage des informations et la traçabilité des actions menées…
La mise en place du DRI nécessite donc de mener une réflexion sur les besoins de l’établissement, les acteurs concernés et les accès sécurisés.

LES FONCTIONALITÉS informatiques

La plupart des opérateurs proposent un DRI qui se compose d’un volet administratif et de gestion des séjours, d’un volet médical, d’un volet social (recueil des habitudes de vie, par exemple) et enfin d’outils statistiques sur tous ces domaines. Les différences entre opérateurs vont porter sur l’ergonomie des outils, la simplicité d’utilisation, les supports techniques (ordinateurs fixes, portables, mini PC, tablettes, Smartphones…) et certaines fonctionnalités additionnelles que les opérateurs ont développées : gestion budgétaire et comptable,  plannings du personnel et gestion des payes…

DOSSIER RÉSIDENTS Informatisé ou « dossier papier » ?

L’informatisation du dossier du résident offre un certain nombre d’avantages, tels que le recueil centralisé de toutes les informations, leur traçabilité écrite ainsi que la coordination des soins.
Bien que le DRI soit très complet, le « dossier papier » du résident ne disparaît pas encore complètement. De nombreux documents ne sont pas encore numérisés et doivent donc être archivés dans le dossier papier : résultats de laboratoire, comptes rendus de consultation, d’hospitalisation ou d’examens complémentaires etc.
Les deux systèmes ne s’opposent pas, il faut simplement décider des documents qui relèvent du DRI et  de ceux qui seront conservés dans le « dossier papier » . Bien entendu, les besoins en maintenance informatique sont à considérer.

LES RÉFLEXIONS À MENER PAR L’ÉTABLISSEMENT :
sécurité d’accès et formation des intervenants

Pour garantir la sécurité, la confidentialité des données enregistrées implique une obligation de sécurisation de ces données et de leur accès. Il est nécessaire de déterminer quels sont les utilisateurs du système, les informations et les fonctionnalités dont ils ont besoin.
Il est recommandé d’annexer une charte informatique au règlement intérieur et de sensibiliser le personnel à la confidentialité et à la sécurisation des informations traitées.
Enfin, le directeur d’établissement devra mobiliser, informer et former les différents professionnels y compris les intervenants extérieurs : médecins (généralistes et spécialistes), kinésithérapeutes, orthophonistes…

L’INFORMATION DU DOSSIER peut devenir un formidable outil d’analyse de l’activité

Au-delà de la gestion du dossier individuel du résident, les diverses données contenues dans le DRI aident le Directeur, le médecin coordonnateur ou l’infirmière référente à piloter un projet d’établissement et, plus particulièrement, un projet de soins.

 

Extraits de « Gérer un EHPAD au quotidien », éditions WEKA.
Auteur : Florence Dufour – Coordinatrice : Soazig Hamon

À consulter
• Guide de la Cnil 2010,  « La sécurité des données personnelles » et le Quiz sécurité des données.
• ANAP, septembre 2012, guide de pilotage (à télécharger) : informatisation des processus de prise en charge du patient