En EHPAD, comme dans toute organisation tous secteurs confondus, les postes de dépenses sont nombreux. Parmi eux, la fonction achat occupe une part capitale et son optimisation devient indispensable, voire stratégique. L’acquisition régulière d’articles de soins, de produits de restauration ou de prestations diverses et variées occasionne forcément des coûts importants, d’où l’émergence de plusieurs stratégies pour maîtriser la fonction achat. D’une part, la mise en place des Groupements Hospitaliers du Territoire se présente comme une solution en générant une mutualisation des fonctions support, et donc des achats. D’autre part, les options d’achats groupés sont plus que jamais opérationnelles et proposent des arguments intéressants aux EHPAD en matière d’achat. Des enseignements sont-ils à retenir pour les pôles achat des EHPAD après la constitution des GHT ? L’adhésion à des structures d’achats groupés permet-elle de maîtriser efficacement la fonction achat en EHPAD ?

Pour une performance de la fonction achat en EHPAD avec les GHT

En matière d’achat, à l’instar des établissements hospitaliers et sanitaires, les postes de dépenses sont nombreux et variés au sein d’un établissement d’hébergement pour personnes âgées dépendantes. Fournitures diverses, dispositifs médicaux, produits d’entretien, prestations hôtelières, services et tant d’autres encore : plusieurs familles d’achat sont relevées dans les maisons d’accueil pour seniors.

Il y a quelques années, le coût global de ces familles d’achats en secteur hospitalier et médico-social public était évalué annuellement en France à environ 25 milliards d’euros, dont 4,5 pour les médicaments, 3,5 pour les dispositifs médicaux et 2,9 pour les prestations hôtelières. Promulguée le 26 janvier 2016, la loi de modernisation de notre système de santé a fixé l’organisation des Groupements Hospitaliers du Territoire. Les GHT ont pour objet de permettre aux établissements de mettre en œuvre une stratégie de prise en charge commune et graduée du patient.

La finalité de ces groupements est de garantir à tous les patients un meilleur accès aux soins grâce à la coopération entre établissements publics autour d’un projet médical. A cet effet, ils assurent, entre autres missions dans le cadre du GHT, la rationalisation des modes de gestion à l’aide d’une mise en commun de fonctions, dont celle qui concerne les fonctions achat et approvisionnement.

Aujourd’hui, 136 GHT forment alors le maillage territorial des établissements sanitaires et médico-sociaux en France,

et, en fonction des régions, ces groupements réunissent entre 2 et 20 établissements. Les périmètres d’action de ces GHT sont donc nombreux, et l’un d’entre eux couvre principalement le domaine des achats. À ce titre, chaque GHT est tenu de mettre en place une fonction commune pour les achats. Cette démarche auprès de chaque groupement devait ainsi être effective et opérationnelle dès le 1er janvier 2018.

Des GHT reconnus et récompensés pour leur performance achat

Depuis leur mise en place, plusieurs GHT se distinguent aujourd’hui par l’organisation de leur fonction achat.

Les équipes du GHT Loire-Atlantique ont été ainsi les heureuses lauréates du Trophée des achats 2017 lors de la septième édition des journées de l’achat hospitalier organisée par le RESAH, le réseau des acheteurs hospitaliers. Regroupant 13 établissements – chacun proposant une activité gériatrique structurée – ce groupement hospitalier de territoire a été récompensé pour la mise en œuvre d’une organisation pointue de la fonction achat.

D’une manière concrète, ce GHT a professionnalisé sa fonction achat en créant une organisation commune entre les 13 établissements. Cette nouvelle conception du processus achat a rapidement couvert 100 % des procédures de marchés du GHT.

Cette professionnalisation de la fonction achat du GHT Loire-Atlantique consiste en la mise en place d’une Direction couvrant les 7 principales étapes qui permettent d’acquérir un produit, une ressource ou toute autre prestation liés au fonctionnement des établissements. De l’analyse du besoin d’une structure au suivi des performances achat et fournisseur, chaque étape est donc organisée. Chaque année, un plan d’action d’achat du territoire est d’ailleurs à définir au sein du GHT Loire-Atlantique, tandis que l’organisation de la fonction entre les établissements est susceptible d’être revue pour davantage d’optimisation.

Cette nouvelle organisation du GHT Loire-Atlantique, dont le périmètre d’achats dépasse 420 millions d’euros, lui a donc permis de se distinguer en 2017. L’année suivante, c’était au tour du GHT Somme Littoral Sud de recevoir le Trophée. Regroupant 10 établissements et 11 000 professionnels, pour un budget de fonctionnement consolidé s’élevant à 1 milliard d’euros, ce GHT a été récompensé pour la mise en place d’une fonction achat et logistique commune entre ses différentes structures.

Quelles perspectives pour la maîtrise des achats en EHPAD ?

Plusieurs voies sont ouvertes pour les dirigeants d’EHPAD en vue de la maîtrise des achats dans leur établissement. Petites, moyennes ou grandes structures, chaque EHPAD dispose ainsi d’options variées pour gagner en efficacité et en performance.

• • Professionnaliser la fonction achat

    Pour les EHPAD, la professionnalisation de la fonction achat et approvisionnement est la première piste vers laquelle le dirigeant d’établissement est appelé à s’orienter. Cette démarche consiste dans un premier temps à mettre en place un département fonctionnant de manière autonome au sein de l’établissement. La vocation de ce service est de prendre en charge toutes les opérations liées aux achats et à l’approvisionnement. La délégation à plein temps de cette fonction à une personne en particulier s’avère également productive.

    Un acheteur ou un service achat fonctionnant de manière indépendante dans un établissement a d’abord l’avantage de décharger le directeur d’EHPAD pour le laisser piloter sa structure et sa gestion globale. Lorsque ce service est opérationnel ou quand un acheteur est en poste, sa principale mission est d’œuvrer dans l’objectif de générer des économies pour l’établissement grâce à une sélection judicieuse des fournisseurs et à une gestion habile des commandes.

    D’autre part, outre la mise en place d’un tel service distinct, la concrétisation de cette professionnalisation de la fonction achat consiste également à la définition d’une politique cohérente. Celle-ci doit généralement concilier les objectifs de performance et de prestations de qualité délivrées aux personnes âgées avec la restriction budgétaire actuelle commune à de nombreux secteurs, dont celui du médico-social.

    Diverses notions comme la limitation des dépenses en interne ou encore la réduction des coûts auprès des fournisseurs deviennent dès lors indissociables à la stratégie qu’il faut définir. Les services achats doivent ainsi prioriser ces notions dans leur stratégie globale et y réfléchir conjointement avec les directeurs d’établissement sur les actions à mener.

    Dans l’un de ses recueils, l’Association française de normalisation, Afnor, partage diverses recommandations pour assurer l’efficacité du processus achat ainsi que pour sa professionnalisation. Destinées aux organismes de tous secteurs d’activité et de toutes tailles, ces orientations émises par l’Afnor peuvent être une base enrichissante pour les dirigeants d’EHPAD qui songent à une politique d’achats efficace pour leur établissement.

  • Adhérer à une structure d’achats groupés

    Les offres d’achats groupés sont une autre piste intéressante en vue de la maîtrise des achats en EHPAD. Cette solution convient aussi bien lorsqu’un service achat est opérationnel ou non au sein d’un établissement. D’ailleurs, lorsque le directeur d’EHPAD assume également les fonctions d’achat, d’approvisionnement et de logistique parmi ses attributions, la collaboration avec une structure d’achats groupés est de loin la meilleure alternative. La structure d’achats groupés assure ainsi la fonction d’acheteur externalisé. De ce fait, les économies sont assurées et un gain de temps conséquent est garanti après l’adhésion à ces structures. Dans le domaine des achats groupés pour EHPAD, deux options existent aujourd’hui et chacune présente son lot d’avantages.

  • les centrales de référencement, pour réaliser des économies allant jusqu’à 40 %

    Très actives aujourd’hui pour couvrir les besoins en achat des structures médico-sociales, les centrales de référencement sont présentes en nombre sur le marché. La majorité de ces structures travaille uniquement avec des EHPAD privés, comme Helpevia, et une portion d’entre elles ne fait aucune distinction en collaborant également avec les structures publiques, comme la CACIC.
    Les centrales de référencement proposent leur catalogue aux EHPAD. De nombreux produits présentés par plusieurs fournisseurs sont listés au sein de ces catalogues. L’adhésion à certaines centrales est gratuite et sans engagement et les établissements sont libres de commander ou non les produits référencés.Regroupant un nombre important d’établissements adhérents, les centrales de référencement représentent donc un portefeuille de clients non négligeable. Elles ont ainsi des arguments à faire valoir pour négocier des prix très compétitifs sur les produits présentés par les fournisseurs, ce qui représente une économie d’échelle significative pour les adhérents acheteurs. Les dirigeants des EHPAD qui collaborent avec une centrale de référencement ont ainsi l’assurance de bénéficier de produits à la fois sélectionnés pour leur qualité, mais surtout proposés à des prix négociés.

    Parmi les acteurs les plus importants du secteur des achats groupés, AMI2 est une centrale de référencement qui négocie des produits alimentaires et non-alimentaires pour ses 3 000 adhérents, dont plus d’un millier sont des EHPAD. Pour Audrey Fert, responsable communication au sein de cette structure, les audits menés en 2018 mettent en évidence qu’un adhérent à la centrale « peut réaliser jusqu’à 40 % d’économies sur l’ensemble de ses achats ».

    La maîtrise des achats en EHPAD est ainsi un objectif commun que les centrales de référencement entendent atteindre avec les établissements. « Notre centrale accompagne ses adhérents pour qu’ils puissent réduire leurs coûts et optimiser tous leurs postes de dépenses. Ainsi, ils sont libérés de leurs contraintes achats, font des économies et gagnent du temps », souligne d’ailleurs cette responsable de la centrale AMI2.

    Englobant une grande partie des familles d’achat d’un EHPAD, les catalogues présentés par les centrales sont en effet très fournis. En adhérant à ces structures, le dirigeant d’établissement accède à un large éventail de produits en passant par une seule et unique plate-forme, d’où un gain de temps conséquent. Pour AMI2 en particulier, le catalogue référence d’ailleurs « 95 % des besoins d’un établissement », et les produits et les prestations vont de l’alimentaire aux équipements professionnels, en passant par les véhicules, les ressources humaines et même la formation.

    Pour se démarquer et afin que chaque besoin et chaque attente trouvent une réponse adaptée, chaque centrale de référencement apporte enfin une touche particulière à l’accompagnement de ses adhérents. Chez AMI2 par exemple, « à la demande, nous pouvons faire du sur-mesure et nous adapter si le besoin n’est pas encore couvert par nos fournisseurs », déclare la responsable. Cette personnalisation de l’accompagnement ainsi que sa proximité avec ses adhérents, grâce à ses 8 délégués régionaux répartis sur tout le territoire, font d’ailleurs de la centrale de référencement AMI2 un partenaire incontournable des EHPAD pour la maîtrise des achats.

  • les centrales d’achat

    Adhérer à des centrales d’achat est une autre option ouverte aux dirigeants d’EHPAD pour limiter le coût consacré à la fonction achat dans leur établissement. À la différence des centrales de référencement, celles-ci achètent directement les produits pour les mettre en vente auprès des EHPAD. Les structures pour personnes âgées jouissent également de tarifs préférentiels en adhérant à ces centrales d’achat. Selon les options qu’elles présentent, les EHPAD adhérents ont également l’avantage de bénéficier de prestations d’accompagnement complémentaires comme le service après-vente, la facturation ou la prise en charge des risques juridiques.

  • Centraliser la fonction achat auprès d’un dirigeant d’établissement aux compétences multiples

    Il est également possible que le directeur d’établissement s’occupe de la gestion de la fonction achat, en supplément de ses autres tâches habituelles liées à l’administration, au management et à l’accueil entre autres. Une telle situation peut apparaître en fonction de la taille de l’EHPAD, mais également des préférences de l’établissement ou de son fonctionnement interne.

Le dirigeant d’un EHPAD est une personne aux qualités nombreuses et variées, mais il doit dans ce cas disposer d’une fibre bien aiguisée autour des principales notions liées à l’achat, à l’approvisionnement ou à la logistique. Généralement, les actions menées par ce dirigeant multi-casquettes en vue de la maîtrise des achats dans son établissement doivent s’orienter autour de plusieurs objectifs, comme  :

• 1. la réduction des coûts

     À ce titre, la principale finalité de ses décisions est de privilégier les gains financiers. Atteindre cet objectif est possible en sélectionnant les fournisseurs qui proposent les prix les plus intéressants et les meilleurs délais. Le dirigeant d’un EHPAD doit par exemple savoir rompre au moment opportun ses relations avec des fournisseurs dont les produits ne correspondent plus aux critères de qualité attendus.

  2. la gestion des relations

     Pour maîtriser les achats, le dirigeant d’un EHPAD est également appelé à instaurer une relation saine avec les fournisseurs dans un esprit gagnant-gagnant et une perspective de prospérité partagée. Dans le même esprit, la relation avec les équipes au sein de l’établissement se doit d’être totalement transparente, pour la réussite des évaluations internes sur les produits et prestations acquises auprès des fournisseurs.

  3. l’amélioration de la qualité des prestations

     Le directeur de l’établissement est l’un des principaux moteurs de l’amélioration de la qualité des prestations dans son établissement. Son action dans le processus achat et approvisionnement joue un rôle prépondérant, car il intervient en sélectionnant des références selon des critères précis, combinant la qualité du produit ou de la prestation avec la longévité, le délai de livraison et les caractéristiques liées au développement durable.

  4. la prise en compte des processus d’innovation

     Les systèmes d’information sont aujourd’hui pensés pour accompagner les équipes en EHPAD, et les dirigeants d’établissements peuvent également en tirer parti pour la maîtrise de la fonction achat. Privilégier des solutions technologiques pour la gestion et le contrôle des stocks est ainsi un moyen efficace d’assurer une surveillance permanente de la chaîne d’approvisionnement dans un établissement, de manière à anticiper au mieux les décisions d’achat.