La bonne gestion d’un établissement dépend de nombreux paramètres parmi lesquels les relations avec les fournisseurs et les prestataires. Leur optimisation, tant d’un point de vue comptable et financier qu’organisationnel, est absolument fondamentale à la bonne marche de l’établissement et rejaillit, par conséquent, sur le bien-être des résidents et des équipes.

Gérer un Ehpad ne s’improvise pas. Il est donc primordial de connaître la réglementation, a fortiori dans le secteur médico-social où elle est particulièrement complexe, évolutive et où elle a une forte incidence financière. Or, les lourdes responsabilités qui incombent au directeur d’établissement ne lui permettent pas, bien souvent, d’effectuer une veille quotidienne des évolutions de la réglementation. C’est pourquoi, il peut être judicieux de s’abonner à des newsletters ou des publications officielles. Là aussi, il est important de bien choisir la périodicité de ces sources d’information (quotidienne, hebdomadaire, mensuelle) selon ses disponibilités. En tout état de cause, le directeur ne doit pas rester seul face aux responsabilités et aux choix que sa fonction l’amène à assumer. Il ne doit pas hésiter à se faire assister, par exemple en intégrant un réseau de directeurs d’établissements médico-sociaux, une solution d’accompagnement qui présente en outre l’avantage d’être peu onéreuse.

Créer les conditions propices à des relations optimisées

Autre étape essentielle : connaître et recenser ses besoins. En effet, ceux-ci varient d’un établissement à l’autre, chaque cas étant spécifique selon les résidents accueillis, le statut de l’établissement, sa situation, le profil de ses équipes etc. L’efficience résultant de l’organisation, celle-ci répondra donc à un schéma propre à chaque établissement. C’est pourquoi chaque directeur doit, en bon père de famille, prendre le temps de bien choisir ses prestataires. Pour ce faire, ne pas hésiter à réaliser une étude de marché approfondie afin de se renseigner sur les tarifs en vigueur, la réputation et la situation géographique des prestataires potentiels etc. Autant d’éléments permettant de comparer les offres et d’évaluer dans quelle mesure elles répondent à ses besoins et ses attentes.

Il convient ensuite de définir une stratégie en identifiant les leviers d’achats possibles. Cette étape consiste en « la formalisation des objectifs que l’on se donne¹ », tant économiques que qualitatifs. Il s’agira ensuite « d’identifier et de planifier la mise en œuvre des leviers d’achats qui semblent avoir le plus d’impact et être les plus faisables¹ » selon chaque cas. Cette étape permet de rédiger le cahier des charges auquel chaque fournisseur choisi devra se conformer. Si fastidieuses que puissent paraître ces phases, elles sont cependant la condition sine qua non de relations optimisées avec des partenaires. A noter que le bon choix de ces derniers n’est que la première étape. En effet, la bonne gestion de l’établissement n’est garantie sur le long terme que si les relations avec les partenaires sont suivies et entretenues. Il faut donc veiller à instaurer un climat de confiance entre l’établissement et ses fournisseurs mais également évaluer régulièrement les prestations proposées. Celles-ci peuvent en effet être amenées, sinon à se dégrader, du moins à ne plus correspondre aux besoins de l’établissement, lesquels peuvent évoluer dans le temps. Il est donc important d’interroger régulièrement cette relation.

S’organiser au quotidien pour mieux gérer

C’est un fait, le contexte économique contraint auquel doivent faire face aujourd’hui les directeurs d’établissements, les obligent à toujours rechercher le meilleur rapport coût-efficience dans la gestion des prestataires comme de celle des ressources humaines. Il est possible de mettre en place des outils de gestion peu onéreux et simples à utiliser qui peuvent permettre d’optimiser la gestion de l’établissement, à commencer par des tableaux de bord régulièrement mis à jour. Ceux-ci vont permettre un suivi des chiffres-clés de l’établissement, à savoir ses dépenses et ses recettes. Ce travail relativement simple, même s’il demande une certaine rigueur aide à maîtriser jusqu’à 80 % des coûts de la structure. Il peut également être intéressant, pour les directeurs, de comparer leurs tableaux et, le cas échéant, de remettre en concurrence les fournisseurs. Il peut également être profitable de suivre une formation spécifique qui leur donnera des outils et des méthodes pour optimiser la sélection, l’évaluation, le coût et le suivi des prestataires.

Concernant ce dernier point, il est recommandé de rencontrer régulièrement leurs représentants : il ne faut pas hésiter à inviter les commerciaux de l’entreprise à venir visiter l’établissement. Ce sera l’occasion de faire le point sur le partenariat mais aussi de prendre connaissance des nouvelles offres ou des nouveaux produits. A noter que certains fournisseurs recherchent parfois des établissements pilotes auprès desquels tester leurs nouveautés. C’est là un autre moyen de développer la collaboration tout en impliquant ses équipes et ses résidents puisque ce sont leurs retours qui seront pris en compte.

Enfin, une optimisation de la gestion des fournisseurs peut passer par une mutualisation des besoins. Si cela est bien souvent le cas au sein des grands groupes, la tâche peut s’avérer plus ardue pour les petits Ehpad. Cependant, il est aussi possible pour des petites structures de se rapprocher afin de grouper leurs achats, particulièrement si elles sont implantées non loin les unes des autres. Enfin, privilégier des partenariats avec des prestataires locaux s’avère un levier d’optimisation. En effet, cela permet de nouer des rapports privilégiés avec ses partenaires, une proximité humaine permise et facilitée par la proximité géographique. Mieux, l’établissement, devenu acteur du tissu économique local, s’ouvre vers l’extérieur comme de plus en plus de directeurs d’établissements cherchent à le faire.