L’intégration d’un nouveau salarié au sein de vos équipes de travail est une étape primordiale qui conditionne bien souvent le déroulement futur de cette collaboration. En effet, tant pour le salarié que pour vous, une période d’intégration est nécessaire et nécessite une attention particulière. Conseils pour optimiser cette période cruciale.

Des règles particulières sont à respecter lorsque le nouvel arrivant est un stagiaire ou  qu’il qui n’est pas un salarié de l’entreprise. Le directeur de l’établissement est notamment tenu de respecter les modalités d’encadrement des périodes de stage et de formation en milieu professionnel.

 

Bien préparer le jour d’arrivée du nouveau salarié

Le premier jour de travail du nouvel arrivant n’est pas un jour comme les autres. Vous devez donc avoir cette règle en tête et prévoir une organisation spécifique pour cette journée. Trop d’employeurs ne consacrent, encore aujourd’hui, que quelques minutes en début de journée aux formalités de présentation du nouveau collaborateur à ses collègues. Or, cela n’est pas suffisant. Le jour J, vous devez accomplir toutes les formalités de présentation. Faites-le en personne et ne vous délestez pas sur l’un de vos collaborateurs.

Brossez le portrait de votre entreprise, présentez son organisation, son fonctionnement et ses missions, faites-lui en faire le tour…Et présentez le nouveau salarié à ses collègues de travail qui doivent absolument avoir été préparés en amont à cette arrivée : savoir pourquoi le recrutement est intervenu, quelles seront les fonctions du salarié, se tenir prêts à faciliter son accueil et favoriser ainsi une intégration rapide.

De façon plus détaillée, vous expliquerez ensuite au salarié concerné quelle sera sa mission au sein de l’entreprise et vous lui rappellerez quels sont ses objectifs. Il est important que cette phase soit accomplie par vous-même car en tant que dirigeant de l’établissement, c’est à vous qu’il revient d’impulser cette prise en main de son poste.

 

Désigner un référent formateur auprès du nouveau collaborateur

Une fois les formalités de présentation accomplies, il peut être judicieux que l’employeur soit relayé car, faute de temps et de présence sur place, il ne pourra sans doute pas suivre quotidiennement l’intégration du salarié.

Il est donc important de lui désigner une personne référente qui accompagnera de façon plus soutenue le salarié durant ses premières semaines. Elle doit être capable de répondre aux questions et aux besoins. Elle lui fera découvrir l’entreprise et lui fournira tous les renseignements pratiques nécessaires. Pendant cette période, le référent, qui ne sera pas le supérieur hiérarchique du nouvel arrivant, lui apportera la formation nécessaire : approfondissement de gestes techniques ou connaissance des résidents, par exemple.

Enfin, même si vous avez l’impression que cela génère une perte de temps, vous devez vous impliquer personnellement dans le suivi de l’intégration du nouvel arrivant en organisant avec lui des entretiens réguliers pour faire le point sur son évolution et ce, tout au long de la période d’essai. Vous pouvez également faire le point avec le référent du salarié que vous avez désigné.

 

Accueil des stagiaires : de nouvelles dispositions réglementaires à connaître

Il est peut-être utile de rappeler que les stages accomplis par des étudiants en entreprise doivent obligatoirement s’intégrer dans un cursus pédagogique.

Les nouvelles dispositions du décret du 27 novembre 2014  visent à encadrer les stages et les périodes de formation en milieu professionnel. Elles prévoient un certain nombre d’éléments dans les conventions de stage conclues entre le stagiaire, l’établissement d’enseignement et l’organisme d’accueil qui a l’obligation de délivrer une attestation de stage.

Parmi ces éléments, citons :

• Le nom du tuteur dans l’organisme d’accueil.

• Les conditions d’encadrement du stagiaire par les responsables de l’établissement.

• Les compétences à acquérir ou à développer.

• Les activités confiées au stagiaire en fonction des objectifs de formation.

• Les dates du début et de la fin du stage (article D. 124-6 du Code de l’éducation).

•  La durée hebdomadaire de présence effective du stagiaire dans l’organisme d’accueil et sa présence, le cas échéant, la nuit, le dimanche ou des jours fériés, en application de l’article L. 124-14 du Code de l’éducation.

• Le montant de la gratification que vous envisagez de verser au stagiaire et les modalités de son versement. Tous les stages de plus de deux mois doivent donner lieu à une gratification :

– depuis le 1^er décembre 2014, celle-ci doit être d’un montant minimum de 13,75 % du plafond horaire de la Sécurité sociale multiplié par le nombre d’heures effectuées en stage sur le mois considéré (sauf convention de branche ou accord professionnel différent) ;

– à compter du 1^er septembre 2015, elle sera de 15 % du plafond horaire de la Sécurité sociale.

• Le régime de protection sociale dont bénéficie le stagiaire, y compris la protection en cas d’accident du travail.

Les informations relatives aux stagiaires figureront dans une partie spécifique du registre unique du personnel mentionnée à l’article L. 1221-13 du Code du travail.

Enfin, ne faites pas appel à un stagiaire pour occuper un véritable emploi. En effet, ce n’est absolument pas le but du stage, qui est une période de formation, et vous risqueriez une requalification en travail salarié.

Par ailleurs, les étudiants qui occupent des « jobs d’été » ne doivent pas être des stagiaires mais doivent être engagés en tant que salariés temporaires de l’entreprise en CDD. 

 Sophie Valazza

Extraits de « Gérer un EHPAD au quotidien »,   Éditions Weka ; coordinatrice : Soazig Hamon.

 

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Une outil de communication pour tous : le livret d’accueil

Ce livret fait partie des éléments incontournables  à diffuser aux salariés et aux stagiaires lors de leur arrivée.

Il comporte des renseignements sur l’entreprise : histoire, création, extension de l’établissement, organigramme etc. Il  fournit tous les renseignements pratiques nécessaires à la bonne intégration du salarié comme, par exemple, le fonctionnement du restaurant d’entreprise, des tickets restaurant et du parking, la protection sociale, les pauses, les coordonnées du médecin du travail, les horaires, le fonctionnement des badges, le dispositif d’épargne salariale…

Il est donc très utile de rédiger un livret d’accueil mais vous devez veiller à ce qu’il ne contienne pas d’informations erronées ou obsolètes, sans quoi il perdrait toute efficacité et ferait baisser la qualité de l’accueil des nouveaux embauchés et des stagiaires au sein de l’entreprise.

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